Henkilötietojen käsittely

Kenen ja mitä henkilötietoja käsitellään?

Hallinto-oikeudessa käsitellään oikeudenkäyntiin tai asian käsittelyyn eri vaiheissa osallistuneiden henkilöiden tietoja. Tällaisia henkilöitä ovat esimerkiksi valittaja, asiamies, edustaja, viranomaisen edustaja, muu osapuoli, hallinto-oikeudessa asiaan käsittelyyn osallistuneet henkilöt, todistaja, tulkki ja asiantuntija. Yleisimmin käsitellyt henkilötiedot ovat nimi, osoite ja muut yhteystiedot sekä syntymäaika tai henkilötunnus. Hallinto-oikeus voi käsitellä myös muita henkilötietoja, mikäli nämä ovat tarpeellisia kyseisen asian käsittelemiseksi.

Hallinto-oikeus käsittelee myös henkilöstö- ja taloushallintoon liittyviä henkilötietoja. Nämä ovat rekrytoinnin, virka- ja sopimussuhteiden kannalta tarpeellisia tietoja. Henkilötietoja käsitellään myös muissa hallinnollisissa asioissa, esimerkiksi tieto- ja asiakirjapyyntöjen sekä kulunvalvonnan (kameravalvonta) yhteydessä. Hallinto-oikeudessa käsitellään muun ohella viranhakijoiden, henkilökunnan, palkkionsaajien, tietopyyntöjä tehneiden ja hallinto-oikeudessa asioivien tietoja.

Käsittelyn tarkoitus ja peruste

Henkilötietojen käsittely on hallinto-oikeuden toiminnan kannalta välttämätöntä. Kaikkien henkilötietojen käsittely hallinto-oikeudessa perustuu lakiin. Käsittely on tarpeen hallinto-oikeuden lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja hallinto-oikeuden yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, sekä hallinto-oikeudelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdat c ja e).

Mistä henkilötietoja saadaan ja mihin niitä voidaan luovuttaa?

Hallinto-oikeus saa henkilötietoja pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään sekä valituksenalaisen päätöksen tehneeltä viranomaiselta. Hallinto-oikeus voi saada henkilötietoja myös muilta viranomaisilta tai asiaan osallisilta.

Hallinto-oikeus luovuttaa henkilötietoja ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön rajoissa. Henkilötietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi oikeudenkäyntien osapuolille, viranomaistahoille ja tietopyyntöjen tekijöille.

Henkilötietojen säilyttäminen

Hallinto-oikeuden asiakirjojen ja sähköisissä järjestelmissä tietojen säilytysajat perustuvat arkistolainsäädäntöön. Tietoja säilytetään ja hävitetään arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.

Tietojen suojaaminen

Henkilötietojen suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesti Suomessa. Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja. Hallinto-oikeus on antanut henkilöstölleen tietoturvaa koskevia ohjeita ja henkilöstö on suorittanut tietoturvaa koskevan koulutuksen testeineen. Henkilötietoja käsitellään virkavastuulla.

Tietoliikenteen suojauksesta vastaa valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori.

Rekisteröidyn oikeudet ja tarkastuspyynnön tekeminen

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot rekistereistä ja pyytää mahdollisten virheellisten tietojen oikaisua.

Henkilötietoja koskeva tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisena ensisijaisesti hallinto-oikeuden virastopostiin ([email protected]). Käsittely on lähtökohtaisesti maksuton.

Pyynnössä tulee yksilöidä, mitkä tiedot halutaan tarkastettavaksi ja miltä ajanjaksolta. Pyytäjän on tarvittaessa pystyttävä todistamaan henkilöllisyytensä, sillä rekisteröidyllä on oikeus saada tieto vain omista henkilötiedoistaan.

Hämeenlinnan hallinto-oikeuden yhteystiedot henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa:

Hallinto-oikeuden kirjaamo
Raatihuoneenkatu 1, 13100 Hämeenlinna.
Puhelin: 029 56 42210
Sähköposti: hameenlinna.hao(at)oikeus.fi
Sähköpostia lähetettäessä (at)-merkintä korvataan @-merkillä

Liitetiedostoissa on saavutettavuuspuutteita, jotka pyritään korjaamaan mahdollisimman pian.