Kulunvalvonnan rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Pohjois-Savon käräjäoikeus, Kuopion kanslia
Oikeustalo Palokärki
Tulliportinkatu 35
70110 Kuopio
Puhelin 02956 48500
Sähköposti [email protected]

Rekisteriasioista vastaava yhteyshenkilö

Hallintopäällikkö Päivi Hirvonen, puh. 02956 48527, [email protected]

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus (rekisterin käyttötarkoitus) ja käsittelyn oikeusperuste

Kulunvalvonnan tarkoitus on kiinteistössä ja virastolla liikkuvien henkilöiden turvallisuuden ja oikeusturvan takaaminen samoin kuin omaisuuden suojaaminen sekä rikosten ja ilkivallan ennalta ehkäiseminen. Rekisteritietoa voidaan käyttää tapahtuneiden rikosten ja vahinkotapahtumien selvittämiseen sekä tarvittaessa tiloissa liikkuneiden henkilöiden tunnistamiseen ja yksilöintiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen (yleinen tietosuoja-asetus, GDPR artikla 6.1c), työturvallisuuslain 8 §:ään sekä rekisterinpitäjän yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseen (GBDR artikla 6.1e).

Rekisterin tietosisältö ja henkilötietoryhmät

Järjestelmään rekisteröidään jokainen henkilö, jolle luovutetaan kulunvalvontatunniste. Järjestelmä sisältää tiedot kaikista kulunvalvontatunnisteista ja niiden käyttäjistä. Rekisteröity henkilö on kuka tahansa tilan käyttäjä, jolle on myönnetty tunnisteelle määritetty kulkuoikeus. Tämän lisäksi henkilöistä tallentuu kulunvalvontatietoja.

Virastomestarit ja aulavartijat pitävät manuaalista rekisteriä henkilöistä, joille luovutetaan ns. päivätunniste tai muu tilapäinen kulkuoikeus.

Säännönmukaiset tietolähteet

Käräjäoikeuden hallintoyksikkö kerää ja antaa tiedot kulunvalvontatunnisteita tilattaessa henkilöistä, joille myönnetään kulunvalvontatunniste. Virastomestarit ja aulavartijat keräävät tarvittavat henkilötiedot päivätunnisteita ja muita tilapäisiä kulkuoikeuksia annettaessa.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

Pääsy henkilötietoihin on Senaatin Turvallisuuspalvelukeskuksen työntekijöillä, Senaatin alihankkijoiden valtuutetuilla henkilöillä, jotka suorittavat kulunvalvontaohjelmistoon kohdistuvia huoltotoimenpiteitä, ja erikseen määrätyillä käräjäoikeuden työntekijöillä. Virastomestarit ja aulavartijat käyttävät manuaalista rekisteriä henkilöistä, joille luovutetaan ns. päivätunniste tai muu tilapäinen kulkuoikeus.

Kulunvalvonnan rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muulloin kuin silloin, kun poliisi tai muu toimivaltainen viranomainen erikseen laissa säädetyssä tarkoituksessa, kuten esitutkintaa varten, kirjallisesti pyytää rekisterissä olevaa tietoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Järjestelmän tiedot on suojattu teknisillä keinoilla. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.

Henkilötietoihin on pääsy ainoastaan niillä henkilöillä, joilla on tehtävään määrättyjen työtehtävien kannalta siihen perusteltu syy.

Tietojen säilytysaika

Rekisteröidyn tietoja säilytetään järjestelmässä niin kauan kuin hänellä on aktiivisia kulunhallintatunnisteita. Rekisteröidyn tiedot poistetaan, kun hänen kulkuoikeutensa tiloissa lakkaa ja hän palauttaa hallinnassaan olevat kulunvalvontatunnisteet. Väärinkäyttöepäilyissä rekisteröidyn tietoja voidaan säilyttää pidempään esimerkiksi rikostutkinnan keston ajan.

Ns. päivätunnisteiden ja muiden tilapäisten kulkuoikeuksien manuaalinen rekisteri on juoksevaa kirjanpitoa myönnetyistä tilapäisistä kulkuoikeuksista ja niiden palauttamisesta ja sen sisältämät henkilötiedot hävitetään myös juoksevasti.

Kulunvalvonnan lokitiedot ovat saatavilla 12 kuukautta kulkutapahtuman syntymisestä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröity henkilö voi käyttää tietosuoja-asetuksen mukaisia oikeuksiaan (artikla 14.2c):

•oikeus saada pääsy henkilötietoihin
•oikeus tietojen oikaisemiseen
•oikeus tietojen poistamiseen
•oikeus käsittelyn rajoittamiseen
•vastustamisoikeus
•oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

siinä määrin kuin se on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan mahdollista huomioon ottaen henkilötietojen käsittelyn peruste.

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan tekemällä kirjallisen pyynnön käräjäoikeuden hallinnolle [email protected] Rekisterinpitäjä toteuttaa rekisteröidyn pyynnön mahdollisimman pian kuitenkin huomioon ottaen käsittelyn luonteen ja perusteen.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu, GDPR 14.2e).


Juha Nieminen
Laamanni