Henkilötietojen käsittely haastemiesten tiedoksiantotoiminnassa

Käsittelykokonaisuuden nimi

Henkilötietojen käsittely haastemiesten tiedoksiantotoiminnassa

Käsittelyn tarkoitus

Haastemiehet käsittelevät henkilötietoja tiedoksiantojen toimittamiseksi ja sen varmistamiseksi, että asia annetaan tiedoksi oikealle henkilölle. Haastemiehen tehtävänä on antaa viranomaisen tai yksityisen pyynnöstä toimialueellaan tiedoksi tuomioistuimen tai muun viranomaisen päätöksiä sekä haasteita, kutsuja, ilmoituksia ja muita asiakirjoja. Tuomioistuin voi suorittaa tiedoksiantotehtäviä (haasteen, kutsun, ilmoituksen tai muun asiakirjan tiedoksianto) myös etsintäkuulutuspyyntöä käyttäen, jolloin
tiedoksiannon toimittamiseksi tarvittavat henkilötiedot luovutetaan etsintäkuulutuspyynnön toteuttavalle viranomaiselle (poliisi, Tulli, Rajavartiolaitos).

Käsittelyn oikeusperuste

Haastemiesten henkilötietojen käsittely perustuu haastemieslakiin (505/1989).

Henkilötietoja käsitellään myös rikosasian käsittelemiseksi tuomioistuimessa sekä viranomaisen lakisääteisen velvoitteen johdosta (laki henkilötietojen käsittelystä rikosasioissa ja kansallisen turvallisuuden ylläpitämisen yhteydessä (1054/2018) 1 §:n 1 mom. ja yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c alakohta).

Erityisten henkilötietoryhmien käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle haastemieslain 3 §:ssä säädetystä tehtävästä (TSA 9 art., TSL 6 § ja RikTSL 11 §). Haastemieslain 4 a §:n 1 momentissa säädetään haastemiehen oikeudesta saada tiedoksisaajan yhteystietojen lisäksi muut yhteydenottoon tarvittavat tiedot, jos tiedot ovat tarpeen tiedoksiannon suorittamiseksi.

Rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely johtuu rekisterinpitäjälle haastemieslain 3 §:ssä säädetystä tehtävästä (TSA 10 art. ja tietosuojalain 7 §).

Henkilötunnusten käsittely on tarpeen, koska rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi, eli haasteen tiedoksisaajan tavoittamiseksi (TSL 29 §:n 1 mom. 1 kohta ja RikTSL 12 §:n 1 mom. 1 kohta).

Rekisterinpitäjä 

Pohjois-Savon käräjäoikeus
Tulliportinkatu 35, 70110 Kuopio
PL 44, 70101 Kuopio
029 5648 500
pohjois-savo.ko(a)oikeus.fi

Tietosuojavastaava 

Pohjois-Savon käräjäoikeudessa on nimetty tietosuojavastaava
Sähköposti: pohjois-savo.ko.tietosuoja(a)oikeus.fi

Rekisteröidyt ja käsiteltävät henkilötietoryhmät

Rekisteröityjä ovat tiedoksiantotoiminnan asiakkaat.

Keräämme asiakkaiden tiedoksiantotoiminnan kannalta välttämättömiä henkilötietoja, kuten nimi, henkilötunnus, osoitetiedot, puhelinnumero ja tiedot edunvalvonnasta.

Henkilötietojen tietolähteet

Saamme henkilötiedot syyttäjältä, toimeksiantajalta, muiden valtion palvelujen (Digi- ja väestötietovirasto, Posti ja PRH, Rikosseuraamuslaitos) rekistereistä (Väestötietojärjestelmä, Postin osoitetarkistuspalvelu, Yritys- ja yhteisötietojärjestelmä ja Vankitietojärjestelmä) ja toisilta tuomioistuimilta.

Jokainen on velvollinen antamaan haastemiehelle henkilöllisyytensä selvittämiseksi tarpeelliset tiedot, kun haastemies häneltä niitä tiedoksiantotehtävää toimittaessaan tiedustelee.

Henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajien ryhmät

Henkilötietojen käsittelijät

Asiaryhmästä riippuen haastemies hoitaa tiedoksiantotehtävän käyttäen joko AIPA-järjestelmää tai Haastemiespäiväkirjaa (IBM Lotus Notes -asianhallintajärjestelmä).

Haastemiehillä on käytössään Haastemiesten tiedonhakurobotti (HaTi). Haastemiehet hakevat tiedoksiannon kohteiden eli tiedoksisaajien henkilötiedot HaTi-tiedonhakurobotilla.

AIPA-järjestelmässä Oikeusrekisterikeskus (ORK, tietojärjestelmäpalvelut) toimii henkilötietojen käsittelijänä tilaajasektorin lukuun. ORK:n vastuulla on käsittelijäsopimuksien solmiminen (ali)käsittelijöiden kanssa. ORK toimii tilaajatuottajamallissa palvelujen tuottajana. TIV (Tuomioistuimet kattava puitesopimus). Henkilötietojen käsittelijäketjuun kuuluu myös Valtori (AIPA:n konesalipalvelut). AIPA:n järjestelmän toimittajana toimii TietoEVRY sekä Tieto Czech, Tieto Poland, Tieto Lietuva, Tieto Latvia, Tieto Estonia. Edellä mainitut ovat TietoEVRY-konserniin kuuluva tytäryhtiöitä. eWork Group ja Codemen ovat Tieto Finland Oy:n alihankkijoita. AIPA:n ylläpidossa ja jatkokehityksessä toimittajina ovat TietoEVRY, Visma, Consultor, CGI ja Accenture.

Haastemiespäiväkirjassa (IBM Lotus Notes) sekä haastemiesten tiedonhakurobotissa (HaTi) Oikeusrekisterikeskus (ORK) toimii järjestelmäpalveluiden tarjoajana. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtori tuottaa valtionhallinnon toimialariippumattomat ICT-palvelut sekä korkean varautumisen ja turvallisuuden vaatimukset täyttäviä tieto- ja viestintäteknisiä palveluja ja integraatiopalveluja. Käyttöpalvelutoimittajana (konesali- ja kapasiteettipalvelut) toimii TietoEvry. Käyttöpalveluiden sopimuksesta vastaa Valtori, ja TietoEvryn käyttöpalveluiden toimenpiteet tilataan Valtorin kautta. Haastemiehillä on käytössään Valtorin päätelaitteet.

Kenelle luovutamme tietoja?

Tiedoksiantotehtävä voidaan tarvittaessa suorittaa myös tuomioistuimen tekemällä etsintäkuulutuspyynnöllä (etsintäkuulutusrekisteri). Etsintäkuulutuksiin liittyviä tietoja luovutetaan kaksi kertaa vuorokaudessa etsintäkuulutusrekisteristä poliisiasiain tietojärjestelmään. Myös Tulli ja Rajavartiolaitos saavat poliisille luovutettavat etsintäkuulutetun henkilötiedot edelleenluovutuksena poliisilta. Poliisilla on oikeus saada etsintäkuulutettujen tiedot salassapitosäännösten estämättä (laki henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa, 616/2019, 16.2 §, 16.4 §, 17.1 § sekä 17.2 §). Tullin ja
Rajavartiolaitoksen oikeudesta saada etsintäkuulutettujen tiedot säädetään laissa henkilötietojen käsittelystä Tullissa (650/2019) 15 §, 16 § ja 38 §) ja laissa henkilötietojen käsittelystä Rajavartiolaitoksessa (639/2019) 16 §, 18 § ja 22 §).

Toimeksiantajalle luovutetaan tiedot tiedoksiannon toimittamisesta tai toimittamatta jättämisestä. Sijaistiedoksianto annetaan poliisille säilytettäväksi, josta tiedoksisaaja voi asiakirjan noutaa vastausajan puitteissa.

Viranomaisen asiakirjoihin sisältyviä tietoja voidaan luovuttaa viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietojen säilytysaika

Paperiset asiakirjat hävitetään välittömästi tiedoksiannon jälkeen lukittuun tietosuoja-astiaan. 

Tiedoksiantoa koskevat henkilötiedot säilytetään pääasian yhteydessä haastemiespäiväkirjassa tai AIPA-järjestelmässä. Henkilötietojen säilytysajat määritetään Kansallisarkiston vahvistaman seulontapäätöksen mukaisesti. Haastemiespäiväkirjaan kirjatut ja korjatut tiedot arkistoituvat haastepäiväkirjakantaan tiedonhallintalain mukaisesti 3 vuoden välein. Voimassa olevan seulontapäätöksen mukaan AIPA:ssa säilytetään kaikki tiedot pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on

• oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä
• oikeus saada pääsy tietoihin
• oikeus oikaista tietoja
• oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa hänen vakinainen asuinpaikkansa tai työpaikkansa on tai jossa väitetty tietosuoja-asetuksen rikkominen on tapahtunut.

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja automaattista päätöksentekoa tai profilointitarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittely muussa tarkoituksessa

Rekisterinpitäjä ei käsittele henkilötietoja muussa tarkoituksessa.

KÄSITTELYSELOSTEESEEN LIITTYVÄT LISÄTIEDOT

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Käsiteltävät tiedot kerätään järjestelmiin ja tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Pääsy tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu. Manuaalinen aineisto on haastemiehen hallussa tiedoksiantomatkalla ja aineiston suojaamisesta sivullisilta on ohjeistettu. Etsintäkuulutusrekisterin tiedot siirretään poliisiasiain tietojärjestelmään asianmukaisia teknisiä suojauksia käyttäen. Henkilötietoja käsitteleville työntekijöille on annettu ohjeistusta ja koulutusta henkilötietojen asianmukaisesta käsittelystä ja suojaamisesta. Tietojen suojaamisessa on huomioitu myös toimitilaturvallisuutta koskevat vaatimukset.