DATASKYDDBESKRIVNING
Östra Nylnds tingsrätt, dataskyddbeskrivning (Annan verskamhet vid domstolen an rättskipning), 5.11.2020
EU:s allmänna dataskyddsförordning, artikel 12-14
1. Personuppgiftsansvarig
Östra Nylands tingsrätt
Kansliet i Vanda
PB 77, 01511 VANDA
växel: 029 56 45 200
fax: 029 56 45 339
e-mail: ita-uusimaa.ko(at)oikeus.fi
2. Kontaktperson
Jenni Engberg
förvaltningsdirektör
Tel: 029 56 45327
e-post: förnamn.efternamn(at)oikeus.fi
3. Dataskyddsombud
Jenni Engberg
förvaltningsdirektör
Tel: 029 56 45327
e-post: förnamn.efternamn(at)oikeus.fi
4. Behandlingsåtgärdshelheten
Helhet som består av behandling av personuppgifter som tillhör tingsrättens personal och personer som inte omfattas av rättskipning.
5. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter och rättslig grund för behandlingen
Vid tingsrätten behandlas i enlighet med artikel 6.1 c i dataskyddsförordningen uppgifter som krävs för att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade rättigheter och skyldigheter.
Uppgifter från en säkerhetsutredning av den person som valts till en tjänst behandlas enligt 17, 23, 25–28, 31, 35 och 37 § i säkerhetsutredningslagen.
Vid tingsrätten behandlas dessutom personuppgifter, som personer som inte hör till personalen och som inte omfattas av rättskipningen frivilligt har lämnat till tingsrätten bland annat för att utan separat begäran och delvis via automatiserad distribution få meddelanden, rapporter och andra motsvarande handlingar och uppgifter om tingsrättens verksamhet.
6. Beskrivning av kategorierna av registrerade och kategorierna av personuppgifter
Registrerade grupper utgörs av sökande av tjänster, mottagare av arvoden, utomstående resenärer, gäster, hyresvärdar, de som gjort en begäran om uppgifter, de som gjort en förfrågan om de registrerades rättigheter (artikel 15), försäljningsfakturakunder, leverantörer eller förmånstagare av inköpsfakturor, utomstående personer som verkar i domstolens lokaler, utomstående personer vars uppgifter införs i användarregister, personer till vilka orden söks samt personer som lämnat sina personuppgifter för att få meddelanden, rapporter och motsvarande handlingar.
De personuppgifter som samlas in kan delas in i följande personuppgiftskategorier:
Personens individualiseringsuppgifter:
Personens namn, tjänstebeteckning, födelsetid, personbeteckning, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter, nationalitet, modersmål och kön.
Uppgifter om dem som sökt en tjänst:
Till exempel uppgifter om utbildning och arbetserfarenhet, övriga uppgifter som sökanden inlämnat till stöd för sin ansökan, som matrikel/meritförteckning, skol- och studiebetyg, arbetsintyg, referenter som sökanden har uppgett, andra nödvändiga uppgifter som gäller villkoren för arbetsansökan och tillsättande av tjänsten samt uppgifter om bedömningar av lämplighet.
Uppgifter om utbetalning:
Arvoden, reseersättningar, uppgifter om försäljnings- och inköpsfakturor, uppgifter om hyresgivare, återbäringar, skatteuppgifter och utmätningsuppgifter.
Övriga uppgifter:
Användarbehörigheter till systemen, uppgifter om säkerhetsutredning, uppgifter om deltagare i evenemang och reseuppgifter.
Kameraövervakning.
7. Regelmässiga informationskällor
Personuppgifterna fås i huvudsak av den registrerade själv.
Andra informationskällor är:
- Avtal (organisationens kontaktpersoner)
- Utsökningsmyndigheten (utsökningsuppgifter)
- Skyddspolisen (uppgifter om säkerhetsutredningar)
- Kamera- och passerkontroll
- Domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden
- Övriga domstolar
- Läroanstalter
- Arbetssökandens arbetsgivare
- AN-byråer
- Försäkringsbolag
- Civiltjänstcentralen
- Palkeet
- Hyresvärdar
8. Mottagare av personuppgifter eller mottagargrupper
Uppgifter kan lämnas ut eller utkontrakteras enligt vad den gällande lagstiftningen tillåter och föreskriver.
Dessutom är ansökningshandlingarna sådana offentliga handlingar som avses i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (OffL, 621/1999) och som läggs fram för påseende på begäran. Offentliga handlingar utlämnas på begäran enligt kraven i 13 § och 16 § i OffL. Sekretessbelagda handlingar läggs fram för påseende och lämnas ut endast 1) med vederbörandes samtycke, 2) till vederbörande eller 3) med stöd av en lagstadgad rätt.
Parter som uppgifter utlämnas till:
I utnämningsärenden till övriga domstolar samt domarförslagsnämnden och domarutbildningsnämnden.
När det gäller praktikanter och andra motsvarande personer utlämnas uppgifter till läroanstalter, AN-byråer och försäkringsbolag, och när det gäller civiltjänstgörare till civiltjänstcentralen.
Uppgifter utlämnas regelbundet till leverantörer av management- och säkerhetstjänster, säkerhetsmyndigheter, utmätningsmyndigheter, finansieringsinstitut i form av uppgifter om utbetalning av arvoden och ersättningar, FPA och skatteförvaltningen samt skyddspolisen och parter som behandlar hederstecken.
Parter, som behandlar uppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning, det vill säga behandlingen av uppgifter har utkontrakterats:
Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning (Palkeet) och Rättsregistercentralen.
Även leverantörer av datasystem behandlar personuppgifter för domstolens/ämbetsverkets räkning: Visma (M2), CGI (Kieku och Rondo), Tieto (Hilda), Palkeet (Pointti), Netum (Senaattila), Rapal (Optimaze), VR (e-handel) och från Amadeus KDS (SMT).
Dessutom lagras individualiserings- och kontaktuppgifter i system där behörigheter ska skapas för utomstående personer för skötseln av avtalade uppdrag.
9. Överföring av personuppgifter till tredjeländer
I princip utlämnas eller översänds inte uppgifter ur registret utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om det avtalas att leverantören får översända personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, sköter avtalsparterna om att översändandet av personuppgifter genomförs enligt den lagstiftning som ska tillämpas i Finland.
10. Lagringstider för personuppgifter
Domstolens lagringstider för personuppgifter om utomstående personer grundar sig på arkivbildningsplanen.
11. Profilering
Profilering används inte vid behandling av personuppgifter.
12. Behandlingssystem för uppgifterna och skyddsprinciper samt beskrivning av tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder
Tingsrättens ärendehanteringssystem och övriga system beskrivs i tingsrättens informationssäkerhetsplan.
Manuellt material
Manuellt material behandlas av utbildad personal med tjänsteansvar i låsta lokaler som motsvarar uppgifternas skyddsnivå.
Material som behandlas digitalt i system och medier
Uppgifterna är skyddade mot obehörig visning, ändring och förstöring. Skyddet är baserat på behörighetshantering, tekniskt skydd av databaser och servrar, fysiskt skydd av lokaler, passerkontroll, skydd av datakommunikation samt säkerhetskopiering av uppgifter.
Åtkomst- och behandlingsbehörighet beviljas utifrån arbetsuppgifter. Åtkomsten till systemet är baserad på personliga användarnamn.
Därutöver är skyddsåtgärderna baserade på observationsförmågan hos nät som upprätthålls av Statens center för informations- och kommunikationsteknik (Valtori) och dess underleverantörer samt annat skydd av näten.
13. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att av den personuppgiftsansvarige få transparent information om behandlingen av personuppgifter och bekräftelse på huruvida personuppgifter som rör honom eller henne håller på att behandlas och i så fall få tillgång till personuppgifterna. Om uppgifterna behandlas har den registrerade rätt att få den information som nämns i artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/206).
I fråga om de personuppgifter för vilka den registrerade saknar behörighet via systemen, kan den registrerade lämna en kontrollbegäran till den personuppgiftsansvarige.
Personen som vill ha tillgång till uppgifter om sig själv enligt artikel 15 i EU:s allmänna dataskyddsförordning ska framföra en begäran om detta till den personuppgiftsansvarige så att den registrerades identitet kan kontrolleras.
Dataskyddsförordningen garanterar under vissa förutsättningar en rätt att rätta uppgifter och att radera uppgifter.
14. Rätt att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten
Den registrerade har rätt att lämna in en klagan till tillsynsmyndigheten, om den registrerade anser att behandlingen av hans eller hennes personuppgifter strider mot EU:s allmänna dataskyddsförordning (679/2016).
Tillsynsmyndighetens kontaktuppgifter:
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Växel: 029 56 66700
E-mail: tieotosuoja(at)om.fi
Publicerad 7.8.2024