Beskrivning av handlingsoffentligheten
En informationshanteringsenhet ska för genomförande av offentlighetsprincipen upprätthålla en beskrivning av de informationslager och ärenderegister som den förvaltar (Lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen 906/2019 28 §).
Innehåll
Beskrivning av handlingsoffentligheten
Om förutsättningarna för utlämnande av uppgifter
Begäran om uppgifter i praktiken
Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt datamaterial
Tingsrättens informationslager
- Informationslagret för rättskipningsärenden
1.1. Informationslagrets användningssyfte
1.2. Informationsmaterial i informationslagret
1.3. Sökparametrar för informationen
1.4. Informationssystem
1.5. Gränsår för uppgifter
1.6. Tillgång via det tekniska gränssnittet - Informationslagret för administrativa ärenden (administrativt diarium)
2.1. Informationslagrets användningssyfte
2.2. Informationsmaterial i informationslagret
2.3. Sökparametrar för informationen
2.4. Informationssystem
2.5. Gränsår för uppgifterna
2.6. Tillgång via det tekniska gränssnittet
Beskrivning av handlingsoffentligheten
Utifrån uppgifterna i en beskrivning av handlingsoffentligheten kan allmänheten och parter ännu bättre specificera en begäran om uppgifter på det sätt som offentlighetslagen förutsätter (Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet 921/1999 13.1 §). En begäran om uppgifter ska specificeras på så sätt att myndigheten kan utreda vilken handling eller vilka handlingar begäran gäller.
Syftet med en beskrivning av handlingsoffentligheten är att ge en allmän bild av informationshanteringsenhetens informationshantering och ärenderegister. En domstol är en i informationshanteringslagen avsedd informationshanteringsenhet.
Ett kundregister utgörs av de olika avsnitten av en informationshanteringsenhets ärendehantering och de informationslager som den ansvarar för. Ett ärenderegister är ett logiskt informationslager, som innehåller flera informationslager, som å ena sidan bildas av registreringsuppgifter som antecknats i ärendehanteringen och informationssystemen och å andra sidan av informationsmaterial och handlingar i såväl digital form som i pappersform. Sökparametrarna för informationsmaterial och handlingar varierar mellan ett ärenderegisters olika avsnitt, informationslagren och informationssystemen.
Denna handling har som mål att producera nödvändig information om uppgörande av en begäran om uppgifter enligt informationslager. Sökparametrar har redogjorts för varje informationslager, utifrån vilka en begäran om uppgifter kan specificeras.
Om förutsättningarna för utlämnande av uppgifter
Om en handling är offentlig och det inte finns andra omständigheter som begränsar utlämnandet av handlingen, är det inte nödvändigt att motivera en begäran om uppgifter eller berätta för vilket syfte informationen används. Vid en begäran om uppgifter ur en sekretessbelagd handling eller handlingar, ur vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska användningssyftet för uppgifterna meddelas. Också andra uppgifter kan behövas för att säkerställa att utlämnandet är lagenligt. Till exempel utlämnande av handlingar innehållande personuppgifter kan förutsätta närmare uppgifter om skyddet av personuppgifter (OffL 13.2 §). Också den form i vilken uppgifter ombeds att lämnas ut, till exempel för påseende eller elektroniskt, som en utskrift eller som en kopia, kan påverka de tilläggsuppgifter som behövs (OffL 16 §). Ofta framkommer ett behov av att ställa preciserande frågor i samband med att en begäran om uppgifter tillmötesgås, varför samarbetet i samband med tillmötesgåendet av en begäran om handling underlättas av att du lämnar dina kontaktuppgifter.
Beroende på handlingens typ överlämnar informationshanteringsenheten uppgifterna antingen elektroniskt eller i pappersform. Det är möjligt att en avgift tas ut för pappersutskrifter. Det är möjligt att ta del av de uppgifter som inte kan överlåtas elektroniskt eller i pappersform i informationshanteringsenhetens lokaler. En uppgift ur en handling ges så fort som möjligt, senast inom två veckor från det att en begäran om uppgifter gjorts. Om behandlingen och avgörandet av ärendet kräver särskilda åtgärder eller en större arbetsmängd än vanligt, utlämnas en uppgift ur en offentlig handling eller avgörs ärendet senast inom en månad från det att begäran om uppgifter gjorts.
Om avgiftsbeläggningen av uppgifter:
Utdrags- och kopieringsavgifter
Ett styrkt utdrag eller en styrkt kopia utifrån en ordinarie begäran om handling 2,50 euro per sida. Högst 186 euro för en handling av en part.
En icke-styrkt kopia av A 4-storlek 0,60 euro per sida och en kopia av A 3-storlek 1,20 euro per sida. Högst 186 euro för en handling av en part.
Ett utdrag eller en kopia som framställts på ett sätt som förutsätter särskilt besvär med anledning av radering av sekretessbelagda punkter eller andra motsvarande särskilda åtgärder utifrån en begäran om handling 3,60 euro per sida. Högst 186 euro för en handling av en part.
En avgift på 10 euro tas alltid ut för ett utdrag eller en kopia.
För en skannad handling som sänds per e-post och för en kopia som sänds per telefax tas en avgift ut på ovan redogjorda sätt.
Du hittar närmare information om betalningsgrunder i justitieministeriets förordning om grunderna för avgifter till staten och på beställningsblanketten på ämbetsverkets webbplats. Handlingar som färdigt är i elektroniskt format lämnas ut avgiftsfritt.
Begäran om uppgifter i praktiken
Vi ber er att lämna in en begäran om uppgifter till Östra Nylands tingsrätt till ämbetsverkets e-postadress [email protected] eller per post till adressen Teknobulevarden 3–5 E, 01530 Vanda.
Om din begäran gäller utövande av dina dataskyddsrättigheter, kan du bekanta dig med dataskyddsbeskrivningen på tingsrättens webbplats.
Om du så önskar, kan du komma och ta del av handlingar också på informationshanteringsenhetens verksamhetsställe i Hyvinge eller på kansliet i Vanda.
Begäran om uppgifter som gäller sekretessbelagt datamaterial
Om en begäran om uppgifter gäller en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagt informationsmaterial, förutsätts tillstånd av myndigheten för att få uppgifterna (OffL 28 §). Om inte något annat föreskrivs genom lag, kan en myndighet i enskilda fall bevilja tillstånd att ta del av en sekretessbelagd handling för vetenskaplig forskning eller statistikföring eller för ett sådant planerings- eller utredningsarbete som en myndighet utför, om det är uppenbart att de intressen som sekretessplikten är avsedd att skydda inte kränks om uppgifter lämnas ut.
Vid en begäran om uppgifter ur sekretessbelagda handlingar, ska den som ansöker om tillstånd meddela användningssyftet för uppgifterna. Den som ansöker om tillstånd ska se till att nödvändiga åtgärder vidtas för att skydda åtgärderna mot obehörigt tillträde, överlåtelse och annan olaglig behandling. Tillstånd kan inte beviljas då det finns motiverade grunder att tvivla på sökandens förmåga att skydda de mottagna uppgifterna.
En ansökan om tillstånd ska lämnas in till ovan nämnda adress.
Den som i ett ärende är sökande eller anför besvär eller någon annan vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller (part) har rätt att hos den myndighet som behandlar eller har behandlat ärendet ta del av en myndighetshandling som kan eller har kunnat påverka behandlingen (OffL 11 §). Målet med partsoffentligheten är att trygga en parts rättsskydd då en myndighet beslutar eller har beslutat om en rätt, fördel eller skyldighet som gäller parten.
Tingsrättens informationslager
1. Informationslagret för rättskipningsärenden
1.1. Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret förs för behandling och uppföljning av rättskipningsärenden vid domstolarna. I informationslagret registreras information om ärenden som behandlas och behandlats, parter, behandlingsskedena för ärendena och de handlingar som anknyter till behandlingen av ärendet samt uppgifter om avgörandet i ärendet.
1.2. Informationsmaterial i informationslagret
I informationslagret lagras de uppgifter som förutsätts för behandling av ett rättskipningsärende, såsom specifikationsuppgifter om ärendet, specifikationsuppgifter om ärendebehandlingsprocessen, parterna i behandlingen av ärendet, de interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, de handlingar som anknyter till ärendet och avgörandet i ärendet.
1.3. Sökparametrar för informationen
Ur informationslagret för rättskipningsärenden är det möjligt att hämta uppgifter till exempel utifrån ärendets identifierare (diarienumret), typ eller beteckning, såsom beteckningen för ett brottmål, ett civilärende eller förvaltningsprocessuellt ärende. Också gamla uppgifter kan sökas utifrån dokumenttypen eller rubriken. Ur informationslagret är det möjligt att söka uppgifter också med uppgifter om parter. I samband med en begäran om uppgifter rekommenderas det att meddela så noggranna uppgifter som möjligt om ärendet eller handlingarna, såsom identifierare, datum och typ och beteckning för de handlingar som begärs, om dessa är kända. Detta främjar ofta specifikationen av den begärda handlingen, behandlingen av begäran om uppgifter och utlämnandet av uppgifter. Det är möjligt att göra förfrågningar också om diarieuppgifter för ärenden av informationshanteringsenheten, med vilka en begäran om uppgifter kan specificeras närmare. Diarieuppgifter kan listas till exempel utifrån ärendets identifierare, beteckning eller en part.
1.4. Informationssystem
Informationslagret för rättskipningsärenden utgörs av flera ärendehanteringssystem, Sakari- och Ritu-systemen för brottmål och Tuomas-systemet för civila ärenden. Därtill har såväl civila mål som brottmål antecknats i AIPA och i det Lotus Notes-baserade ärendehanteringssystemet.
Handlingar som hör till informationslagret för rättskipningsärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.
1.5. Gränsår för uppgifter
Offentliga domar är tillgängliga från ärendehanteringssystemet för brottmål Ritu i elektroniskt format från och med 6/2013. Införandet av informationssystemet AIPA började med hemliga tvångsmedelsärenden 5/2018 och med s.k. Mini-AIPA för ansökningsärenden från och med 11/2020. Ur statistikförings- och rapporteringssystemet BO-BI är det möjligt att hämta Tuomas-ärenden från och med 12/1993 och Sakari-ärenden från och med 2000-talet.
Hyvinge, Östra Nylands, Tusby och Vanda tingsrätter slogs samman till Östra Nylands tingsrätt år 2019. Med anledning av reformen av tingsrättsnätverket sammanslogs också de fyra tidigare tingsrätternas pappersarkiv. Arkivbildarna finns på tingsrättens webbplats.
1.6. Tillgång via det tekniska gränssnittet
Uppgifter är inte tillgängliga via det tekniska gränssnittet
2. Informationslagret för administrativa ärenden (administrativt diarium)
2.1. Informationslagrets användningssyfte
Informationslagret för administrativa ärenden förs för behandling och uppföljning av administrativa ärenden. Administrativa ärenden är indelade i allmänna, personal- och ekonomiärenden. Det är nödvändigt att behandla uppgifter för att tillgodose informationshanteringsenhetens lagstadgade rättigheter och skyldigheter.
I informationslagret för administrativa ärenden registreras information om ärenden som behandlas eller behandlats, ärendenas behandlingsskeden och handlingar som anknyter till behandlingen. Ärenderegistret förs för att tillgodose handlingsoffentligheten, specificera begäranden om uppgifter, strukturera handlingar och uppgifter som överensstämmer med dessa, ordna åtgärder som anknyter till ärendebehandlingen och följa ärendebehandlingstiderna. Därtill lagras i informationslagret information för att sköta till exempel ärenden som gäller tjänsteförhållandet för statens personal, löneutbetalning och åtkomsträttigheter.
2.2. Informationsmaterial i informationslagret
I informationslagret för administrativa ärenden registreras uppgifter om den som inlett ett ärende, ärendegruppen och en uppgift som specificerar ärendetypen. Därtill registreras i informationslagret information om interimistiska åtgärder som vidtagits i ärendet, såsom utredningar eller utlåtanden, och information om den åtgärd som avslutar ärendet. Vad gäller en handling specificeras typ eller beteckning, ankomst- och uppgörandetidpunkten och information om vem som sänt, uppgjort eller godkänt handlingen. Om en handling inkommit på annat sätt än med e-post, registreras också information om hur handlingen inkommit.
2.3. Sökparametrar för informationen
Det är möjligt att hämta uppgifter ur informationslagret för administrativa ärenden till exempel med ärendets identifierare (diarienummer) och handlingens typ eller rubrik eller med information om den som inlett ärendet. Ur informationslagret är det också möjligt att söka uppgifter med en parts eller persons uppgifter. I samband med en begäran om uppgifter lönar det sig att anmäla handlingens eller ärendets datum, om det är känt. Detta främjar ofta specifikationen av den begärda handlingen. Det är möjligt att av informationshanteringsenheten göra en förfrågan om diarieuppgifter om ett ärende, med vilka en begäran om handling kan specificeras närmare.
2.4. Informationssystem
För informationshanteringen av informationslagret för administrativa ärenden utnyttjas ärendehanteringssystemet Haldi som baserar sig på IBM Lotus Notes och operativa informationssystem för statsförvaltningens personal- och ekonomiförvaltning, såsom Kieku, Handi, M2, Sisi, HRM, IDM behörighetshantering, Pointti (Palkeet) och Valtiolle.fi.
Handlingar som hör till informationslagret för administrativa ärenden förvaras i nätmiljöer och verksamhetslokaler som är övervakade och försedda med åtkomsthantering.
2.5. Gränsår för uppgifterna
Ärendehanteringssystemet för administrativa ärenden Haldi har tagits i drift år 2020. De system som är i användning för övriga administrativa ärenden har tagits i bruk på 2010-talet.
2.6. Tillgång via det tekniska gränssnittet
Uppgifter är inte tillgängliga via det tekniska gränssnittet.
Publicerad 3.2.2021