Etelä-Savon käräjäoikeuden työjärjestys

Etelä-Savon käräjäoikeuden laamanni on tuomioistuinlain 1 luvun 4 §:n 2 momentin ja 8 luvun 9 §:n nojalla vahvistanut käräjäoikeuden seuraavan työjärjestyksen.

1. YLEISTÄ

Soveltamisala

Tuomioistuinlain 1 luvun 4 §:n mukaan tuomioistuimet vastaavat itse toimintansa järjestämisestä noudattaen mitä tuomioistuinlaissa tai muussa laissa säädetään. Työjärjestyksessä annetaan tarkemmat määräykset käräjäoikeuden toiminnasta, lainkäyttö- ja hallintoasioiden käsittelystä ja muusta työskentelyn järjestämisestä.

2. KÄRÄJÄOIKEUDEN TEHTÄVÄT JA ARVOT

Käräjäoikeuden tehtävä

Käräjäoikeuden tehtävänä on tuomiopiirissään antaa säädettyä oikeusturvaa ratkaisemalla sen käsiteltäväksi saatettuja asioita varmasti, luotettavasti, nopeasti ja kohtuullisin kustannuksin. Käräjäoikeus huolehtii asiakaspalvelusta ja muista palvelutehtävistä hyvän hallintotavan mukaisesti.

Asiakaspalvelu

Käräjäoikeus antaa laadukasta asiakaspalvelua. Se on ystävällistä, luotettavaa, tasapuolista ja mahdollisimman joutuisaa.

Käräjäoikeuden istunnot järjestetään istuntopaikkoja ja teknisiä apuvälineitä käyttämällä siten, että niihin osallistuville aiheutuu mahdollisimman vähän haittaa ja kustannuksia matkustamisesta.

Johtaminen

Käräjäoikeuden johtaminen on avointa, oikeudenmukaista, tasapuolista, kannustavaa ja keskustelevaa sekä henkilökunnan tarpeet ja työhyvinvointi huomioon ottavaa.

Työyhteisö

Käräjäoikeuden tehtävää hoidetaan yhdessä. Jokainen työntekijä on käräjäoikeuden tehtävän laadukkaan hoitamisen kannalta tärkeä. Työtovereita neuvotaan, autetaan ja tuetaan. Työhyvinvointi on jokaisen vastuulla ja sitä edistetään yhdessä.

Tieto- ja muu turvallisuus

Käräjäoikeuden kanslian ja istuntopaikan toiminta järjestetään niin, että työskentely ja asiointi käräjäoikeudessa on turvallista ja että tietoturvallisuus toteutuu. Käräjäoikeudella on tietosuoja- ja tietoturvaohjeet. Käräjäoikeus varautuu toimimaan erilaisissa poikkeusoloissa ja häiriötilanteissa.

Viraston tietosuojasta vastaa laamanni yhdessä hallintosihteerin kanssa.

Osaamisen jatkuva kehittäminen

Käräjäoikeuden tehtävän asianmukainen suorittaminen edellyttää henkilökunnan osaamisen jatkuvaa kehittämistä. Käräjäoikeuden henkilökunta osallistuu vuosittain tarpeelliseen täydennyskoulutukseen osaamisen kehittämistä koskevan suunnitelman mukaisesti.

Viestintä

Käräjäoikeuden viestintä antaa asiakkaille, sidosryhmille ja yleisölle tietoa käräjäoikeuden toiminnasta, menettelytavoista ja ratkaisuista.

Viestintä on avointa, luotettavaa, ymmärrettävää ja tehokasta. Laamanni voi määrätä viranhaltijan viestinnän vastuuhenkilöksi.

Käräjäoikeuden sisäisellä viestinnällä varmistetaan, että kaikilla henkilöstöön kuuluvilla on tieto käräjäoikeuden tavoitteista ja työn tekemisen kannalta olennaisista seikoista. Samalla luodaan edellytykset hyvälle työilmapiirille ja korkeatasoiselle ratkaisutoiminnalle. Laamanni yhdessä hallintosihteerin kanssa tiedottaa henkilökunnalle viipymättä kaikista käräjäoikeutta tai sen henkilökuntaa koskevista tapahtumista ja suunnitelmista. Laamanni pitää tarvittaessa koko henkilökunnalle tarkoitettuja tiedotus- ja keskustelutilaisuuksia. Sisäisessä viestinnässä hyödynnetään lisäksi sähköpostia sekä viraston Intra-sivuja. Jokaisella esihenkilöasemassa olevalla on velvollisuus vastata alaistensa tekemiin työasioita koskeviin kysymyksiin.

Käräjäoikeus suhtautuu myönteisesti asiakkaidensa, yleisön ja tiedotusvälineiden tiedon tarpeeseen. Käräjäoikeuden yleisestä ulkoisesta viestinnästä huolehtii laamanni. Käsiteltäviä tai käsiteltyjä asioita koskevasta tiedottamisesta huolehtii asian käsittelijä tai asian niin vaatiessa hänen esihenkilönsä. Käräjäoikeus antaa aina omasta aloitteestaan oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa annetun lain 25 §:ssä tarkoitetun julkisen selosteen.

Käräjäoikeudella on viestintäsuunnitelma, jossa viestinnästä määritellään tarkemmin.

3. VASTUUT JA VELVOLLISUUDET

Jokaisen virkamiehen on suoritettava tehtävänsä asianmukaisesti. Virkamiehen on noudatettava työnantajan työnjohto- ja valvontamääräyksiä sekä annettuja ohjeita. Määräys voi olla esimiehen antama yksittäinen määräys tai laajemmassa merkityksessä hallinnollinen suunnitelma, yleisohje, ohjelma tai käsittelyohje.

Virkamieheltä edellytetään virkamieslain mukaista asiallista käyttäytymistä ja mielipiteen ilmaisua sekä virka-aikana että viranhoidon ulkopuolella.

Käräjätuomarit vastaavat heille määrätyistä lainkäyttö- ja muista tehtävistä. Käräjätuomarin on oltava virkatoimissaan tunnollinen ja huolellinen. Hänen on käsiteltävä asiat joutuisasti. Käräjätuomari on velvollinen ylläpitämään lainkäyttöosaamistaan. Käräjätuomarin on oltava tavoitettavissa virka-aikana. Päivystystehtävissä toimivan käräjätuomarin on oltava virka-aikana virkapaikalla.

Käräjänotaarit käsittelevät ja ratkaisevat itsenäisesti heille jaetut asiat sekä suorittavat kaikki muut tehtävät, jotka heille on määrätty. Käräjänotaariharjoittelu suoritetaan virastossa vahvistetun harjoitussuunnitelman mukaisesti.

Käräjäsihteerit toimivat käräjätuomareiden ja käräjänotaareiden työpareina, vastaavat asiakaspalvelusta ja asioiden kirjaamisesta ja jakamisesta tuomareille, käräjänotaareille tai muulle henkilökunnalle, ratkaisevat sekä hoitavat asioita heille annettujen määräysten nojalla sekä vastaavat muista toimenkuvaansa kuuluvista heille määrätyistä tehtävistä.

Haastemiehet vastaavat tiedoksiantotehtävistä sekä muista heille määrätyistä tehtävistä.

Käräjäoikeuden henkilöstö yhdessä vastaa kaikkien asioiden asianmukaisesta käsittelystä. Käräjäoikeuden koko henkilöstö on velvollinen auttamaan toisiaan riippumatta siitä, millä osastolla he työskentelevät.

Henkilöstö hoitaa vastavuoroisesti toistensa tehtäviä lomien ja virkavapauksien aikana.

Laamanni, osastonjohtaja tai hänen sijaisensa, hallintosihteeri ja hänen sijaisensa sekä lähiesihenkilöt voivat omalla vastuualueellaan teettää lisä- ja ylityötä työaikalain sekä virka- ja työehtosopimuksen säätämissä rajoissa. Sama oikeus on istunnon puheenjohtajalla käräjäsihteerin osalta.

Laamanni, osaston johtaja, apulaisosaston johtaja, hallintosihteeri sekä lähiesihenkilöt voivat määrätä henkilökunnan tekemään muitakin käräjäoikeuden töitä kuin mitä tässä työjärjestyksessä on mainittu.

Käräjäoikeuden henkilökunnan tulee vuosittain osallistua tarpeelliseksi katsottavaan täydennyskoulutukseen. Käräjätuomareiden velvollisuus on osallistua täydennyskoulutukseen vähintään 18 tuntia vuodessa. Kunkin virkamiehen kanssa sovitaan koulutukseen osallistumisesta vuosittaisissa kehityskeskusteluissa.

Tuomareiden ja lautamiesten on annettava ilmoitus sidonnaisuuksista ja sivutoimista tuomareiden sidonnaisuus- ja sivutoimirekisteriin.

4. KÄRÄJÄOIKEUDEN ORGANISAATIO

Henkilökunta

Käräjäoikeudessa on lainkäyttöosasto ja hallinto-osasto sekä hallinto-osaston alaisuudessa toimivat asiakaspalvelu ja tiedoksiantoyksikkö.

Käräjäoikeudessa on laamannin, käräjätuomarin, maaoikeusinsinöörin, käräjänotaarin, hallintosihteerin, kirjaajan, osastovastaavan, käräjäsihteerin ja haastemiehen virkoja.

Lisäksi käräjäoikeudessa on osaston johtajan, apulaisosaston johtajan, osastovastaavan sijaisen sekä haastemiehen esihenkilön tehtäviä.

Käräjäoikeudessa on yhteistyötoimikunta viraston ja henkilöstön yhteistyöelimenä, työsuojelutoimikunta sekä työhyvinvointiryhmä. Käräjäoikeudessa voi olla myös muita toimikuntia.

Kanslia

Käräjäoikeudella on kanslia Mikkelissä. Kansliassa on hallinto-osasto ja lainkäyttöosasto. Kansliassa on viraston aukioloaikoina paikalla tarvittava henkilökunta. Laamanni voi antaa paikalla tarvittavan henkilökunnan määrästä tarkempia määräyksiä.

Käräjäoikeudella voi olla henkilökuntaa tiedoksiantotoimintaa varten myös muualla kuin kansliapaikkakunnalla.

Samalla henkilöllä voi olla tehtäviä eri osastoilla.

Istuntopaikka

Kanslian lisäksi käräjäoikeudella on istuntopaikka Savonlinnassa. Savonlinnan istuntopaikalla käsitellään rikos-, riita- ja hakemusasioita. Istuntopaikalla käsiteltävistä asioista määrätään tarkemmin työjärjestyksen liitteenä olevassa juttujako-ohjeessa.

Maaoikeusasioissa ja erityisistä syistä muissa asioissa käräjäoikeus voi toimittaa istunnon myös muualla.

OSASTOT

Hallinto-osasto

Hallinto-osaston tehtävänä on tukea laamannia, johtoryhmää ja lainkäyttöosastoja käräjäoikeuden tehtävän toteuttamisessa. Hallinto-osaston toimintaa johtaa laamanni apunaan hallintosihteeri. Hallinto-osaston alaisuudessa toimii viraston kirjaamo sekä tiedoksiantoyksikkö. Osastolla on lisäksi kirjaamon esihenkilönä toimiva kirjaaja sekä kirjaamon kansliahenkilökuntaa, haastemiesten esihenkilö ja haastemiehiä.

Hallinto-osasto huolehtii muista kuin lainkäyttöasioista, kuten
• viraston sisäisen toiminnan suunnittelusta, seurannasta ja raportoinnista
• viraston sisäisten toimielinten, hankkeiden ja työryhmien toiminnasta
• yhteistyö ja suhdetoiminnasta
• talous- ja henkilöstöhallinnosta, tilinpäätöksestä
• virka- ja työsopimussuhdeasioiden hallinnasta
• palkoista, palkkioista ja korvauksista
• työhyvinvoinnin edistämisestä
• toimitiloista
• hankintatoimesta
• virastoon kohdistuvista oikeustoimi- ja itseoikaisuasioista
• tiedonhallinnasta, asiakirjahallinnasta ja arkistoinnista sekä niiden suunnittelusta ja kehittämisestä
• tietosuojasta ja tietotekniikkapalveluista
• viraston sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä
• turvallisuuteen, poikkeusoloihin ja riskien hallintaan liittyvistä asioista
• virkamatkojen ohjauksesta ja ohjeistamisesta
• kirjaamo- ja asiakaspalvelusta
• turvallisuudesta
• tiedoksiantotoiminnasta
• materiaalihankinnoista
• kirjastosta
• sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä
• viraston toiminnan yleishallinnosta
• käyttöoikeustilauksista
• lautamiesasioista
• johtoryhmässä käsiteltävien asioiden valmistelusta ja esittelystä sekä
• osaltaan tietotekniikkapalveluista.

Hallinto- ja talousasiat ratkaisee laamanni tai hänen määräämänsä muu henkilö.

Oikeus käsitellä palkkatietoja on laamannilla, laamannin sijaisella, hallintosihteerillä sekä hallintosihteerin sijaisella.

Osasto voi jakautua työskentelytiimeihin.

Laamanni voi antaa tarkemmat määräykset hallinto-osaston ja lainkäyttöosaston
välisestä hallintotehtävien jaosta.

Kirjaamo

Kirjaamon työtehtäviin kuuluu mm. seuraavat tehtävät

• virastopostin hoito
• saapuvan ja lähtevän maapostin hoito
• asiakaspalvelu sekä kirjaamossa, puhelimitse että sähköisesti
• asiakirja - ja tallennetilausten hoitaminen sekä kirjaaminen Hilda-järjestelmään
• asiakirjojen arkistointi sekä lähi- ja päätearkiston hoito
• ulkopuolisten videoyhteyksien järjestäminen
• lainkäyttöasioiden vireille kirjaaminen (sakkovalitukset, lähestymiskiellot)
• juttujako
• tyytymättömyydenilmoitusten, valitusten ja maaoikeusvalitusten kirjaaminen diaariin
• tiedoksiantotehtävät haastemiesten poissa ollessa
• taloushallinnon tehtävät / myynti- ja ostoreskontra
• lähiesihenkilötehtävät
• hallintosihteerin sijaistus (kirjaaja)
• puhelinasiat
• sidosryhmäyhteistyö (Itä-Suomen HO:n ratkaisujen jakelu, juttulistojen toimittaminen medialle ja vartijoille)

Tiedoksiantoyksikkö

Tiedoksiantoyksikköön kuuluu haastemiehiä sekä haastemiesten esihenkilönä toimiva haastemies. Tiedoksiantoyksikkö vastaa käräjäoikeuden tiedoksiantotoiminnasta ja mahdollisista muista tiedoksiantoyksikön tehtäväksi määrätyistä tehtävistä.

Lainkäyttöosasto

Lainkäyttöosasto ratkaisee kaikki käräjäoikeuden käsiteltävänä olevat lainkäyttöasiat riippumattomasti, puolueettomasti, joutuisasti ja laadukkaasti.

Lainkäyttöosastoa johtaa osaston johtaja sijaisenaan apulaisosaston johtaja.

Lainkäyttöosastolla on lisäksi käräjätuomareita, maaoikeusinsinööri, käräjänotaareita ja käräjäsihteereitä.

Käräjäoikeudessa käsiteltävät lainkäyttöasiat jaetaan lainkäyttöosastolle käräjätuomareiden ja muun henkilökunnan kesken laamannin vahvistaman erillisen jako-ohjeen mukaan (juttujako-ohje työjärjestyksen liitteenä).

Osasto voi jakautua työskentelytiimeihin tai työpareihin.

Käräjänotaareiden tehtävistä ja koulutuksesta määrätään laamannin vahvistamassa erillisessä tämän työjärjestyksen liitteenä olevassa käräjänotaareiden harjoitussuunnitelmassa (liite 2).

5. JOHTAMISJÄRJESTELMÄ

Käräjäoikeuden tulee toimia laadukkaasti ja tehokkaasti sekä avoimesti ja oikeudenmukaisesti. Johtamisjärjestelmä määrittelee eri henkilöiden vastuut.

Laamanni

Laamanni johtaa käräjäoikeuden toimintaa. Hän muun muassa

● johtaa käräjäoikeuden hallinto-osastoa
● huolehtii käräjäoikeuden toimintakyvystä ja sen kehittämisestä
● asettaa tuomioistuimen tulostavoitteet johtoryhmää kuultuaan ja huolehtii niiden toteutumisesta
● vastaa käräjäoikeuden tulosohjauksesta ja -neuvotteluista
● päättää taloudellisten resurssien jaosta ja ratkaisee hallinnollisissa asioissa syntyneet erimielisyydet
● valvoo oikeusperiaatteiden soveltamisen ja laintulkinnan yhdenmukaisuutta käräjäoikeuden ratkaisuissa
● valvoo, että asiat käsitellään huolellisesti, taloudellisesti ja riittävän joutuisasti
● määrää henkilöstön sijoittamisesta osastoihin ja yksiköihin
● huolehtii tasaisesta työnjaosta
● nimittää kansliahenkilökunnan ja haastemiehet
● nimittää osaston johtajan, apulaisosaston johtajan, lähiesihenkilöt sekä mahdolliset muut vastuuhenkilöt
● vahvistaa vastuu- ja tutortuomarit ja työparit
● vahvistaa osaston johtajan, hallintosihteerin ja osastovastaavan vuosilomat ja poissaolot sekä hallintosihteerin työaikakirjaukset
● määrää palkkausarviointi- ja kehityskeskustelujen raamit ja hyväksyy neuvottelutulokset
● käy kehityskeskustelut osaston johtajan ja hallintosihteerin kanssa
● käy palkkausarviointikeskustelut hallintosihteerin kanssa
● huolehtii koulutuksen suunnittelusta sekä koulutuksen määrällisestä ja laadullisesta riittävyydestä
● edustaa käräjäoikeutta ulospäin
● osallistuu lainkäyttötyöhön siinä määrin kuin hänen muut tehtävänsä sen sallivat
● vahvistaa työjärjestyksen ja antaa ohjeet sen soveltamisesta
● vastaa käräjäoikeuden sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä sekä tiedottamisesta
● ratkaisee maksuliikenneasiat sekä hyväksyy viraston tulot ja menot
● vastaa vuosittaisen toimintakertomuksen laadinnasta
● ratkaisee OK 19 luvun mukaiset asian kiireelliseksi määräämistä koskevat asiat
● ratkaisee tuomareiden esteellisyyttä koskevat asiat
● hän tai hänen määräämänsä antaa käräjäoikeuden lausunnot
● vahvistaa käräjänotaarien harjoittelusuunnitelman ja käräjäoikeuden vuosittaisen osaamisen kehittämissuunnitelman
● antaa puheenjohtaja- ja jäsenmääräykset käräjänotaareille, toimivaltamääräykset kansliahenkilökunnalle sekä määrää jäsenet vahvennettuun kokoonpanoon
● hyväksyy lainkäyttöhenkilökunnan, kansliahenkilökunnan, haastemiesten ja käräjäsihteerien harkinnanvaraiset poissaolot

Laamanni voi määrätä poikettavaksi työjärjestyksestä, milloin siihen ilmenee aihetta sekä antaa tarkemmat määräykset työjärjestyksen soveltamisesta ja muusta käräjäoikeuden toiminnasta.

Laamanni myöntää eron käräjäoikeuden tuomarille.

Laamanni voi ottaa ratkaistavakseen siirtämänsä tai muun virkamiehen ratkaistavaksi kuuluvan hallintoasian.

Laamannin ollessa estynyt virkaansa hoitamasta vuosiloman vuoksi tai enintään yhden kuukauden ajan muusta syystä, toimii hänen sijaisenaan osaston johtaja. Osaston johtajan ollessa estyneenä laamannin tehtäviä hoitaa apulaisosaston johtaja. Mikäli myös apulaisosaston johtaja on estynyt hoitamasta tehtävää, laamannin tehtäviä hoitaa virkaiältään vanhin virantoimituksessa oleva käräjätuomari. Edellä mainittua sijaistusjärjestelyä noudatetaan myös laamannin ollessa esteellinen yksittäisen virkatehtävän hoitamisessa.

Laamannin menot, vuosilomat sekä poissaolot hyväksyy ja vahvistaa hallintosihteeri tai tämän sijainen.

Johtoryhmä

Laamannin apuna käräjäoikeuden johtamisessa toimii johtoryhmä, johon kuuluvat laamanni, osaston johtaja, apulaisosaston johtaja ja hallintosihteeri. Hallintosihteeri toimii myös johtoryhmän sihteerinä.

Hallintosihteerin poissa ollessa johtoryhmän jäsenenä ja sihteerinä toimii hänen sijaisensa kirjaaja.

Johtoryhmä on toimivaltainen, jos laamanni, hallintosihteeri tai hänen sijaisensa ja osaston johtaja tai apulaisosaston johtaja on kokouksessa läsnä.

Käsiteltävänä olevien asioiden laadun mukaan johtoryhmää voidaan tarvittaessa laajentaa siten, että siihen kuuluu osastovastaava, osastovastaavan sijainen, kirjaamon sekä haastemiesten esihenkilöt.

Johtoryhmä käsittelee käräjäoikeuden johtamista, hallintoa, taloutta, toimintaa ja henkilöstöä koskevia merkittäviä asioita. Niitä ovat muun muassa:

● käräjäoikeuden organisaatio, sen toimivuus ja kehittäminen
● esitys käräjäoikeuden työjärjestykseksi
● lainkäytön yhtenäisyyden seuranta
● tiedotuksen ja viestinnän periaatteet
● kehittämishankkeet
● käräjäoikeuden tulostavoitteet ja niiden seuranta
● tulossopimuksen täytäntöönpano
● talousarviosuunnittelu ja -seuranta
● hallintoasioiden valmistelu
● henkilöstöpolitiikan periaatteet
● lausunnot käräjätuomarin viran täyttämisestä
● henkilöstövalinnat ja henkilöstön sijoittaminen eri tehtäviin
● lausunnot merkittävistä lainsäädäntö- ja muissa asioissa
● tiedotuksen ja viestinnän periaatteet
● osastojen tehtävien määrittämisestä
● lainkäyttö- ja talousasioiden raportointi ja seuranta sekä
● muita laamannin erikseen määräämiä asioita

Johtoryhmä kokoontuu laamannin kutsusta pääsääntöisesti kerran kuukaudessa.

Johtoryhmän kokouksen jälkeen henkilökunnalle erikseen ilmoitettavana ajankohtana pidetään infotilaisuus johtoryhmässä käsitellyistä asioista. Infotilaisuuden pitää laamanni tai hänen määräämänsä muu johtoryhmän jäsen.

Kokouksista pidetään pöytäkirjaa, joka on viraston sisäisessä käytössä julkinen, ellei estettä ole. Pöytäkirjat toimitetaan henkilökunnalle tiedoksi.

Johtoryhmän jäsenet ja muut johtoryhmän kokouksessa läsnä olleet henkilöt eivät saa ilmaista muille johtoryhmän kokouksessa tietoonsa saamiaan asioita, jotka on määrätty salassa pidettäviksi.

Hallintosihteeri

Hallintosihteeri huolehtii käräjäoikeuden hallinnosta yhdessä laamannin kanssa. Hän muun muassa

● toimii kirjaamon ja haastemiesyksikön esihenkilönä
● toimii kirjaajan ja haastemiesten esimiehen lähiesihenkilönä
● huolehtii hallinto-osaston työn organisoinnista ja työn sujumisesta yhdessä kirjaamon esihenkilön ja haastemiesten esihenkilön kanssa
● vastaa osastonsa sisäisestä tiedottamisesta
● valmistelee ja esittelee laamannin ratkaistavat hallinto- ja talousasiat
● huolehtii laamannin lähimpänä apuna siitä, että käräjäoikeuden toiminta sujuu asianmukaisesti
● huolehtii virastotalojen (Mikkeli ja Savonlinna) virastojen toimitila-asioista
● vastaa sopimushallinnasta yhdessä laamannin kanssa (mm. työterveys-, vartiointi- ja siivoussopimukset)
● osallistuu henkilökunnan valintaan ja valmistelee virkanimitysmuistiot ja nimitysehdotukset
● vastaa harjoittelijoiden ja työllisyysvaroin palkattavien henkilöiden palkkaamisesta
● hoitaa virkaehtosopimusten mukaiset asiat
● vastaa viraston hankinnoista (kirjasto, toimistotarvikkeet, kalusteet)
● hyväksyy viraston henkilöstön matkustamista koskevat suunnitelmat ja matkalaskut, kuluveloitukset sekä haastemiesten kilometriveloitukset M2-järjestelmässä
● hyväksyy laamannin vuosilomat ja muut poissaolot
● huolehtii irtaimen omaisuuden tarkastuksesta
● vastaa viraston henkilöstöhallinnosta yhdessä laamannin kanssa (Kieku)
● vastaa kulunhallintaan ja ajanhallintaan liittyvistä asioista
● valmistelee ja seuraa talousarvion toteutumista yhdessä laamannin kanssa
● vastaa kansliahenkilöstöön kuuluvan virkamiehen palvelussuhteeseen kuuluvaa etuutta koskevista asioista
● käy hallinto-osaston henkilöstön kanssa kehitys- ja palkkausarviointikeskustelut, mikäli niitä ei käy tiimien esihenkilöt
● vastaa lautamieshallinnosta
● vastaa käyttöoikeuksien hakemisesta, käyttövaltuushallinnasta ja turvallisuusselvitysten tekemisestä
● vastaa virka- ja maksuaikakorttien hallinnoinnista
● vastaa viraston Intra-sivujen ja oikeus.fi sivuston ylläpidosta ja päivittämisestä
● huolehtii Tahti ym. tilastojen ylläpidosta
● vastaa uuden kansliahenkilöstön perehdyttämisen suunnittelusta ja järjestämisestä yhdessä lähiesihenkilöiden kanssa
● johtaa ja kehittää kansliahenkilökunnan toimintaa yhdessä lähiesihenkilöiden kanssa
● vastaa kansliahenkilökunnan toiminnan asianmukaisesta sujumisesta yhdessä lähiesihenkilöiden kanssa
● tarvittaessa suorittaa muut laamannin määräämät tehtävät
● on johtoryhmän jäsen ja toimii kokouksen sihteerinä

Hallintosihteerin ollessa loman tai muun syyn vuoksi tilapäisesti estyneenä hoitamaan tehtäväänsä hänen sijaisenaan toimii kirjaaja tai hänen poissa ollessaan laamannin tehtävään määräämä henkilö.

Lainkäyttöosaston johtaja

Lainkäyttöosaston johtajana toimii laamannin enintään kolmeksi vuodeksi kerrallaan määräämä käräjätuomari. Määräys voidaan perustellusta syystä peruuttaa.

Lainkäyttöosaston johtaja johtaa osaston työskentelyä. Hän huolehtii erityisesti työn yleisestä suunnittelusta ja järjestämisestä osastolla sekä työskentelyn tuloksellisuudesta. Hänen tulee valvoa oikeusperiaatteiden soveltamisen ja laintulkinnan yhdenmukaisuutta osaston ratkaisuissa.

Lainkäyttöosaston johtaja muun muassa

● vastaa osaston toiminnasta
● huolehtii siitä, että asiat tulevat osastolla tarkoituksenmukaisesti, huolellisesti ja riittävän joutuisasti käsitellyksi
● huolehtii osaston työn oikeudenmukaisesta jaosta, työn suunnittelusta ja kehittämisestä
● seuraa sekä valvoo lainkäyttötoimintaa sekä oikeusperiaatteiden soveltamista ja laintulkinnan yhdenmukaisuutta osaston ratkaisuissa
● käy kehityskeskustelut käräjätuomareiden, apulaisosaston johtajan ja osastovastaavan kanssa
● ratkaisee käräjätuomareiden ja käräjänotaareiden esteellisyyttä koskevat asiat laamannin poissa ollessa
● seuraa, että työmäärä jakautuu tasaisesti ja tarpeen vaatiessa määrää poikettavaksi jakoperusteista juttujako-ohjeen mukaisesti
● pitää laamannin ajan tasalla käräjätuomareiden ja käräjänotaareiden työtilanteesta
● hyväksyy käräjätuomareiden ja osastovastaavan ei-harkinnanvaraiset poissaolot siten, että käräjäoikeuden toimintakyky säilyy myös loma-aikoina
● osallistuu lainkäyttötyöhön jako-ohjeessa tarkemmin määritellyllä tavalla
● järjestää tarvittaessa osastonsa kokouksia
● vastaa yhdessä apulaisosaston johtajan ja tutortuomarin kanssa käräjänotaareiden koulutusohjelman toteutumisesta
● vastaa osastonsa sisäisestä tiedottamisesta yhdessä osastovastaavan kanssa
● suorittaa muut laamannin erikseen määräämät tehtävät

Osaston johtajan ollessa loman tai muun syyn vuoksi tilapäisesti estyneenä hoitamaan tehtäväänsä hänen sijaisenaan toimii apulaisosaston johtaja heidän keskenään sopimalla tavalla ja tämän estyneenä ollessa virkaiältään vanhin virantoimituksessa oleva käräjätuomari.

Lainkäyttöosaston apulaisosaston johtaja

Lainkäyttöosaston apulaisosaston johtajana toimii laamannin enintään kolmeksi vuodeksi kerrallaan määräämä käräjätuomari. Määräys voidaan perustellusta syystä peruuttaa.

● toimii osaston johtajan sijaisena sekä apuna osaston johtamisessa
● vastaa käräjänotaareiden työn ja koulutuksen ohjaamisesta
● vastaa käräjänotaaritiimin työskentelystä ja sen kehittämisestä yhdessä osastovastaavan sijaisen kanssa
● käy kehityskeskustelut osastovastaavan sijaisen kanssa
● hyväksyy osastovastaavan sijaisen ja käräjänotaareiden vuosilomat ja ei-harkinnanvaraiset poissaolot siten, että käräjäoikeuden toimintakyky säilyy myös loma-aikoina
● järjestää tarvittaessa notaaritiimin kokouksia
● osallistuu lainkäyttötyöhön jako-ohjeessa tarkemmin määritellyllä tavalla
● suorittaa muut laamannin erikseen määräämät tehtävät

Apulaisosaston johtajan ollessa loman tai muun syyn vuoksi tilapäisesti estyneenä hoitamaan tehtäväänsä hänen sijaisenaan toimii osaston johtaja ja tämän estyneenä ollessa virkaiältään vanhin virantoimituksessa oleva käräjätuomari.

Lähiesihenkilö

Osastolla tai yksikössä lähiesihenkilönä toimii kirjaaja, osastovastaava, osastovastaavan sijainen tai haastemiesten esihenkilö.

Lähiesihenkilö toimii osastonsa kansliahenkilöstön tai haastemiesten esihenkilönä ja vastaa vastuualueensa toiminnan asianmukaisesta sujumisesta. Hän muun muassa

● johtaa ja kehittää vastuualueensa henkilöstön toimintaa
● huolehtii siitä, että vastuualueelle määrätyt asiat tulevat tarkoituksenmukaisesti, huolellisesti ja joutuisasti käsitellyiksi
● huolehtii oikeudenmukaisesta ja tasaisesta työnjaosta, yhteisten työtapojen suunnittelusta sekä vastuualueensa työn kehittämisestä
● huolehtii vastuualueensa turvallisuusvälineiden hankinnasta ja käytön ohjeistuksesta
● huolehtii vastuualueensa sisäisestä tiedottamisesta
● avustaa osaston johtajaa/hallintosihteeriä osastoa koskevissa hallinnollisissa asioissa
● valmistelee ja järjestää vastuualueensa palaverit, huolehtii kokousten pöytäkirjaamisesta ja pöytäkirjan jakelusta
● huolehtii sijaisuusjärjestelyistä vastuualueensa henkilöstön loma- ja muiden poissaolojen osalta
● hyväksyy vastuualueensa henkilöstön työaikakirjaukset, poissaolot ja vuosilomat
● huolehtii päivystys- ja työvuorojen jakamisesta
● käy vastuualueensa henkilöstön kanssa kehitys- ja palkkausarviointikeskustelut laamannin ohjeiden mukaisesti
● vastaa vastuualueensa henkilöstön perehdyttämisen suunnittelusta ja järjestämisestä
● valmistelee laamannin määräystä varten henkilökunnan sijoittumisesta osastollaan yhdessä osaston johtajan kanssa (työparit)
● avustaa osaston johtajaa osaston substanssi- ja hallinnollisissa asioissa
● osallistuu vastuualueelleen kuuluvaan työntekoon
● toimii osaston johtajan työparina lainkäyttöasioissa (osastovastaava)
● suorittaa muut laamannin, osaston johtajan ja hallintosihteerin määräämät tehtävät
● osallistuu rekrytointiin

Osastovastaavan sijaisen tehtävät

● toimii osastovastaavan poissa ollessa tämän sijaisena
● toimii notaaritiimin käräjäsihteereiden tiiminvetäjänä (esihenkilönä), jonka tehtävänä mm. työaikakirjausten tarkistaminen, vuosilomien suunnittelu, poissaolojen hyväksyminen, tehtävänjako
● käy vastuualueensa henkilöstön kanssa kehitys- ja palkkausarviointikeskustelut laamannin ohjeiden mukaisesti
● huolehtii poislähtevän käräjänotaarin juttujen uusjaosta
● valvoo Ritu ratkaisujen jakelu- ja valmistilamerkintöjen oikeellisuutta
● valvoo Audico merkintöjen ajantasaisuutta
● vie runkopäivät yhteiseen kalenteriin
● osallistuu laajennettuihin johtoryhmän kokouksiin
● osallistuu tarvittaessa rekrytointiin
● toimii apulaisosaston johtajan työparina lainkäyttöasioissa, suorittaa muut laamannin, osaston johtajan, apulaisosaston johtajan, osastovastaavan ja hallintosihteerin määräämät tehtävät

Lähiesihenkilön ollessa loman tai muun syyn vuoksi tilapäisesti estyneenä hoitamaan tehtäväänsä hänen sijaisenaan toimii toinen lähiesihenkilö heidän keskenään sopimalla tavalla tai laamannin/laamannin sijaisen tehtävään määräämä henkilö.

6. YHTEISTYÖTOIMIKUNTA JA TYÖSUOJELUTOIMIKUNTA

Käräjäoikeudessa toimivat yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetun lain mukaisena yhteistoimintaelimenä yhteistyötoimikunta, johon kuuluvat viraston edustajina laamanni ja hallintosihteeri sekä yksi tuomareiden, yksi haastemiesten sekä käräjäsihteereiden edustaja kirjaamosta ja lainkäyttöosastoilta. Yhteistoimintamenettelyn piiriin kuuluvat asiat koskevat koko henkilökuntaa tai merkittävää osaa siitä. Yhteistyötoimikunta kokoontuu laamannin kutsusta. Yhteistyötoimikunnan sihteerinä toimii hallintosihteeri.

Käräjäoikeudessa työsuojelun yhteistoimintaelimenä toimii työsuojelutoimikunta, johon kuuluu työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu sekä kaksi varavaltuutettua. Työsuojelutoimikunnan puheenjohtajana toimii laamanni. Työsuojelutoimikunta kokoontuu puheenjohtajan kutsusta vähintään 4 kertaa vuodessa. Työsuojelutoimikunnan sihteerinä toimii toimikunnan ulkopuolelta hallintosihteeri.

7. MUUTA

Tuomareiden ja muun henkilökunnan kierto

Käräjätuomari on velvollinen määräajoin vaihtamaan osastoa. Siirto tapahtuu lähtökohtaisesti 3 vuoden välein. Mahdollisuus kiertoon on myös henkilöstövaihdosten kuten eläköitymisten sekä viraston vaihdosten yhteydessä. Kiertovelvollisuudesta voidaan poiketa tuomarin lähivuosina tapahtuvan eläkkeelle siirtymisen, terveydentilan tai muun painavan henkilöön liittyvän syyn vuoksi. Määräaikaisten käräjätuomareiden sijoituspaikkaa pyritään vaihtamaan siten, että he saavat mahdollisimman monipuolisesti kokemusta eri asiaryhmistä.

Kansliahenkilökunnalle järjestetään mahdollisuus työskennellä eri osastoilla ja toimipisteissä monipuolisen ammattitaidon hankkimiseksi ja turvaamiseksi. Kierto on mahdollista osastolta toiselle myös lainkäyttöosastolta kirjaamon/asiakaspalvelun eri työtehtäviin. Mahdollisuus kiertoon on myös henkilöstövaihdosten kuten eläköitymisten sekä viraston vaihdosten yhteydessä. Kiertovelvollisuudesta voidaan poiketa henkilön lähivuosina tapahtuvan eläkkeelle siirtymisen, terveydentilan tai muun painavan henkilöön liittyvän syyn vuoksi. Kierto tapahtuu viimeistään 3 vuoden välein.

Tuomari/sihteerityöparivaihdos toteutetaan noin kahden vuoden välein viikoilla 2-4. Ensimmäinen työparivaihdos toteutetaan vuonna 2026 ja tämän jälkeen kahden vuoden välein. Työparivaihdoksessa ovat mukana sekä tuomari- ja käräjänotaarityöparit. Työparin vaihtovelvollisuudesta voidaan poiketa painavan syyn kuten lähiaikoina tapahtuvan eläköitymisen johdosta. Poikkeamisesta päättää laamanni osaston johtajaa ja lähiesihenkiköitä kuultuaan.

Vastuutuomarit ja muut vastuuhenkilöt

Laamanni määrää keskeisille oikeudenaloille yhden tai useamman vastuutuomarin, jonka toimenkuvana on asianomaisen oikeudenalan kehityksen ja oikeuskäytännön seuraaminen ja siitä tiedottaminen, oikeudenalan lausuntojen laatimiseen osallistuminen sekä oikeudenalan lainkäytön yhdenmukaisuuden edistäminen yhdessä laamannin ja osaston johtajien kanssa. Vastuutuomari huolehtii myös muista laamannin määräämistä tehtävistä vastuualueellaan. Tietyn oikeudenalan vastuutuomarilla on etusija osallistua vastuualueensa koulutuksiin.

Laamanni voi määrätä myös muuhun henkilöstöryhmään kuuluvan tietyn alueen vastuuhenkilöksi. Vastuuhenkilö kehittää oman tehtävänsä ohella vastuualueensa toimintaa ja huolehtii muista laamannin määräämistä tehtävistä vastuualueellaan.

Vastuutuomari ja vastuuhenkilö määrätään tehtävään toistaiseksi tai määräajaksi.

Käräjänotaarit

Tuomioistuinharjoittelu käräjäoikeudessa on oikeustieteen kandidaatin tai maisterin tutkinnon jälkeistä jatkokoulutusta, jossa käräjänotaari monipuolisesti perehtyy käräjäoikeuden toimintaan ja saa kokemusta tuomarintehtävästä sekä tutustuu tuomarin rooliin. Käräjänotaarit käsittelevät ja ratkaisevat itsenäisesti ja laamannin antaman määräyksen perusteella tuomioistuinharjoittelulaissa tarkoitettuja asioita sekä suorittavat ne muut tehtävät, jotka heille on määrätty.

Laamanni määrää kullekin käräjänotaarille tutortuomarin, jonka tehtävänä on huolehtia käräjänotaarin harjoitusohjelman toteutumisesta.

Käräjänotaarien harjoitusohjelma ja tutortuomarin velvollisuudet ilmenevät näitä koskevasta käräjänotaarien harjoitussuunnitelma asiakirjasta (liite 2).

Lautamiehet ja lapsiasioiden asiantuntija-avustajat

Lautamiehet osallistuvat rikosistuntoihin vuorojärjestyksessä. Maaoikeusasioihin osallistuvat pääsäännön mukaan sen käräjäoikeuden lautamiehet, minkä tuomiopiirin alueella käsiteltävästä maaoikeusasiasta on kysymys.

Istunnon puheenjohtajana toimivan käräjätuomarin/käräjänotaarin sihteeri huolehtii lautamiesten kutsumisesta istuntoon. Hallintosihteeri huolehtii lautamiespalkkioiden maksatuksesta.

Lapsi-asioiden asiantuntija-avustajan kutsuu sovitteluistuntoon sovittelua hoitavan käräjätuomarin sihteeri.

Kehityskeskustelut

Käräjäoikeudessa käydään kehityskeskustelu jokaisen henkilökuntaan kuuluvan kanssa vähintään kerran vuodessa. Muiden kuin käräjätuomareiden osalta tehdään vuosittain myös erikseen henkilökohtaisen palkanosan määräytymiseen liittyvä suoritusarviointi.

Keskustelun virkamiehen kanssa käy kunkin henkilöstöryhmän lähiesihenkilö osastolla.

Osaston johtajan ja hallintosihteerin kehityskeskustelut käy laamanni.

Kokouskäytännöt

Käräjäoikeudessa pidetään kokouksia asioiden käsittelyn tehokkaan ja laadullisesti korkeatasoisen käsittelyn edistämiseksi. Kokoukseen osallistuminen on sen kohderyhmälle virkatehtävä. Kokouksista tehdään soveltuvassa laajuudessa muistio, joka arkistoidaan. Muistio on käräjäoikeuden sisäisessä käytössä julkinen, ellei estettä ole.

Tällaisia kokouksia voivat kutsua koolle laamanni sekä omalla vastuualueellaan lainkäyttöosaston johtaja, hallintosihteeri, lähiesihenkilöt sekä vastuutuomarit. Kokouksen koollekutsuja vastaa kokousmuistion laatimisesta.

Asioiden jakaminen

Asiat jaetaan käsittelijöille valmisteltavaksi ja ratkaistavaksi siten, että jaolla ei voida vaikuttaa asian lopputulokseen. Lähtökohtana on, että asiat jaetaan saapumisjärjestyksessä vuorotellen eri käsittelijöille.

Laamanni määrää käräjäoikeuteen saapuvien lainkäyttöasioiden jakoperusteet erillisellä jako-ohjeella. Jako-ohjetta laadittaessa on pyrittävä mahdollisimman tasapuoliseen työnjakoon ottaen huomioon jaon sattumanvaraisuus, tuomareiden työkuormituksen oikeudenmukaisuus sekä mahdollisuus käsitellä erilaisia asioita.

Puheenjohtajuus yksittäisessä asiassa

Useamman kuin yhden lainoppineen käräjätuomarin kokoonpanon puheenjohtajana toimii asiaa valmistellut tuomari, ellei kokoonpano erityisestä syystä toisin päätä. Mikäli asiaa valmistellut käräjätuomari ei osallistu kokoonpanoon tai hänelle tulee este oikeudenkäynnin aikana, puheenjohtajana toimii kokoonpanon virassa vanhin käräjätuomari, ellei kokoonpano toisin päätä.

Käräjänotaarin oikeudesta toimia käräjäoikeuden puheenjohtajana säädetään tuomioistuinharjoittelusta annetun lain 15 §:ssä ja 16 §:ssä.

Nimitysmenettely

Virat ja erityistehtävät, jotka käräjäoikeus itse täyttää, julistetaan haettavaksi joko yleisesti tai käräjäoikeuden sisäisenä hakuna tuomioistuinlain (673/2016) ja kulloinkin voimassa olevan oikeusministeriön rekrytointiohjeen mukaisesti. Laamannin päätöksellä voidaan sisäisessä haussa olevien tehtävien haku rajoittaa koskemaan tiettyä henkilöstöryhmää. Nimityspäätökset perustellaan.

Työjärjestyksen soveltaminen

Laamanni voi määrätä poikkeuksia työjärjestykseen. Laamanni antaa tarvittaessa tulkintaohjeita työjärjestyksen soveltamisesta.

Työjärjestyksen voimaantulo

Työjärjestys tulee tässä muodossa voimaan 1.1.2019 ja korvaa 09.01.2017 voimaan tulleen työjärjestyksen.

Tätä työjärjestystä on päivitetty 31.12.2020 lisäämällä tiedonhallinnasta vastaavat henkilöt.
Työjärjestystä on päivitetty 27.4.2022 lisäämällä kohtaan 5. johtamisjärjestelmä lähiesimiesten tehtävään notaaritiimin ulkopuolisen tiimivetäjän tehtävät.
Työjärjestystä on päivitetty 21.11.2023 lisäämällä hallintosihteerin sijaistus
Työjärjestystä on päivitetty 8.2.2024 lähiesihenkilön ja osastovastaavan sijaisen tehtäväkuvien osalta.
Työjärjestystä on päivitetty 1.9.2024 ja se korvaa 1.1.2019 voimaan tulleen työjärjestyksen.

Laamanni Marja Virtanen

LIITTEET

• Etelä-Savon käräjäoikeuden juttujako-ohje (Liite 1)
• Etelä-Savon käräjäoikeuden käräjänotaareiden harjoitussuunnitelma (Liite 2)
• Organisaatiokaavio (Liite 3)