Asiakirjajulkisuuskuvaus
Mikä on asiakirjajulkisuuskuvaus?
Helsingin hovioikeus on tuomioistuimena julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) mukaisesti tiedonhallintayksikkö, jonka on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa mainitun kaltainen yleiskuvaus tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta ja asiarekisteristä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kansalaiset ja asianosaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä lain viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) edellyttämällä tavalla, koska viranomaiselle esitetty tietopyyntö tulee yksilöidä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee.
Asiarekisteri muodostuu tiedonhallintayksikön asianhallinnan eri osuuksista ja sen vastuulla olevista tietovarannoista. Asiarekisteri siis sisältää useita tietovarantoja, jotka muodostuvat toisaalta asianhallintaan ja tietojärjestelmiin kirjatuista rekisteröintitiedoista ja toisaalta niin digitaalisessa kuin paperimuodossa olevista tietoaineistoista ja asiakirjoista. Tietoaineistojen ja asiakirjojen hakutekijät vaihtelevat asiarekisterin eri osuuksien, tietovarantojen ja tietojärjestelmien välillä. Asiarekisteriä ylläpidetään muun muassa asiankäsittelyyn liittyvien toimenpiteiden järjestämiseksi ja todentamiseksi, asiaan liittyvien asiakirjojen ja muiden niitä vastaavien tietojen jäsentämiseksi, asian käsittelyaikojen seuraamiseksi, asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi sekä tietopyyntöjen yksilöimiseksi.
Hovioikeuden tietovarannot
Helsingin hovioikeudessa on lainkäyttöasioiden tietovaranto sekä hallinnollisten asioiden tietovaranto.
Lainkäyttöasioiden tietovarantoa pidetään yllä hovioikeuteen saapuneiden lainkäyttöasioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Tietovarantoon rekisteröidään eli kirjataan tieto käsittelyssä olevista ja käsittelyssä olleista asioista, asianosaisista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista sekä tiedot asian ratkaisusta. Tietovarantoon tallennetaan lainkäyttöasian käsittelyn edellyttämät rekisteröintitiedot, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.
Lainkäyttöasioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero), tyypillä tai nimikkeellä, kuten rikosasian tai siviiliasian nimikkeellä. Niin ikään tietoja voi hakea asiakirjan tyypillä tai otsikolla. Tietovarannosta on mahdollista hakea tietoja myös asianosaistiedolla. Tietopyynnön yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa asian tai asiakirjojen mahdollisimman tarkat tiedot, kuten tunnistetieto, päiväys ja pyydettävien asiakirjojen tyyppi tai nimike, jos ne ovat tiedossa. Tämä edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä ja tietopyynnön käsittelyä. Hovioikeudelta voi tiedustella myös asioiden diaaritietoja, joiden avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin. Diaaritiedot voidaan listata esimerkiksi asian tunnisteen tai nimikkeen perusteella.
Lainkäyttöasioiden tietovarannon käsittelyssä hyödynnetään hovioikeuden sähköisiä asianhallintajärjestelmiä. Lainkäyttöasioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa. Asiakirjat arkistoidaan paperimuodossa.
Hovioikeuden omiin arkistotiloihin ovat arkistoituna vuodesta 1988 alkaen kertyneet lainkäytön asiakirja-aineistot. Lainkäyttöaineistojen tietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan kautta.
Hovioikeuden perustamisesta 1.10.1952 alkaen aina vuoteen 1987 asti kertynyt lainkäyttöaineisto on siirretty Kansallisarkistoon. Pyydämme osoittamaan kyseisen ajanjakson aineistoihin kohdistuvat tietopyynnöt suoraan Kansallisarkistolle. Ohjeet tietopyynnön tekemiseksi löytyvät Kansallisarkiston verkkosivulta osoitteesta https://kansallisarkisto.fi/tee-tietopyynto.
Videotallenteesta tai siihen rinnastettavasta muusta kuva- ja äänitallenteesta tieto voidaan antaa vain luovuttamalla tallenne tuomioistuimessa nähtäväksi, jos tallenteen sisältö huomioon ottaen on syytä olettaa, että tiedon antaminen muulla tavoin voisi johtaa tallenteessa esiintyvien henkilöiden yksityisyyden suojan loukkaamiseen (laki oikeudenkäynnin julkisuudesta yleisissä tuomioistuimissa 13.2 §).
Hallinnollisten asioiden tietovarantoa pidetään yllä hallintoasioiden käsittelyä ja seurantaa varten. Hallintoasiat jakautuvat yleis-, henkilöstö- ja taloushallintoasioihin. Tietojen käsittely on tarpeen hovioikeuden lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi.
Hallinnollisten asioiden tietovarantoon rekisteröidään (kirjataan) tieto käsittelyssä olevista ja käsittelyssä olleista asioista, asioiden käsittelyvaiheista ja asian käsittelyyn liittyvistä asiakirjoista. Tietovarantoon tallennetaan asian edellyttämät rekisteröintitiedot, asiaan liittyvät asiakirjat sekä asian ratkaisu.
Hallinnollisten asioiden tietovarannosta tietoja voi hakea esimerkiksi asian tunnistetiedolla (diaarinumero) sekä asiakirjan tyypillä tai otsikolla tai asian vireillepanijaa koskevalla tiedolla. Tietovarannosta on myös mahdollista hakea tietoja asianosaisen tiedolla. Tietopyynnön yhteydessä kannattaa ilmoittaa asiakirjan tai asian päivämäärä, jos se on tiedossa. Tämä edesauttaa pyydetyn asiakirjan yksilöintiä. Hovioikeudelta voi tiedustella myös asian diaaritietoja, joiden avulla asiakirjapyyntö on mahdollista yksilöidä tarkemmin.
Hallinnollisten asioiden tietovarannon käsittelyssä hyödynnetään hovioikeuden hallinnollisten asioiden diaaritietokantaa sekä operatiivisia valtion henkilöstö- ja taloushallinnon tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden tietovarantoon kuuluvia asiakirjoja säilytetään valvotuissa ja pääsynhallinnalla varustetuissa verkkoympäristöissä sekä toimitiloissa. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat on arkistoitu paperimuodossa hovioikeuden arkistotiloihin. Asiakirjatietoja ei ole saatavissa teknisen rajapinnan kautta.
Tietopyynnön tekeminen hovioikeudelle
Helsingin hovioikeudelle tehtävä tietopyyntö pyydetään toimittamaan ensisijaisesti hovioikeuden virastosähköpostiin osoitteeseen helsinki.ho(at)oikeus.fi (sähköpostia lähetettäessä (at)-merkintä korvataan @-merkillä). Tietopyynnön voi tehdä myös puhelimitse numeroon 029 56 40789 tai kirjeitse osoitteeseen:
Helsingin hovioikeus
PL 132
00181 Helsinki
Mikäli pyyntösi koskee tietosuojaoikeuksiesi käyttöä, voit katsoa tähän liittyen tarkempia tietoja hovioikeuden tietosuojaselosteista.
Lisätietoja:
https://oikeus.fi/hovioikeudet/helsinginhovioikeus/fi/index/tietosuojaselosteet.html
Tietopyyntöjen käsittelyajat ja -maksut
Tieto julkisesta asiakirjasta on annettava viimeistään kahden viikon kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön. Jos pyydettyjä asiakirjoja on paljon tai niihin sisältyy salassa pidettäviä osia tai jos muu niihin rinnastettava syy aiheuttaa sen, että asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai muutoin tavanomaista suuremman työmäärän, asia on ratkaistava ja tieto julkisesta asiakirjasta annettava viimeistään kuukauden kuluessa siitä, kun viranomainen on saanut asiakirjan saamista koskevan pyynnön (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 14.4 §).
Asiakirjojen toimittamisesta perittävistä maksuista löytyy tietoa oikeusministeriön asetuksesta (1385/2018) tuomioistuinten ja eräiden oikeushallintoviranomaisten suoritteista perittävistä maksuista vuosina 2019–2021 (linkki Finlex-palveluun: https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2018/20181385 ).
Julkaistu 1.1.2021